KI kann keine Probleme lösen – aber sie kann bei der Lösungsfindung enorm helfen. Der entscheidende Punkt: KI unterstützt den Menschen, der Mensch trifft die Entscheidung.
Das Bürgerbüro hat lange Wartezeiten. Ein Sachbearbeiter nutzt KI: "Analysiere diese Daten: [Wartezeiten pro Wochentag, Uhrzeit, Anliegen]. Welche Muster erkennst du?" Die KI identifiziert: Montagmorgen und Mittwochnachmittag sind Spitzenzeiten, Anmeldungen dauern länger als Adressänderungen. Ergebnis: Der Sachbearbeiter leitet die Daten an die Organisation weiter – mit konkreten Handlungsempfehlungen.
KI-Systeme können in großen Datenmengen Zusammenhänge finden, die für Menschen unsichtbar bleiben:
KI findet häufig Korrelationen (zusammen auftretende Muster) – aber das bedeutet nicht automatisch Kausalität (Ursache-Wirkung). Beispiel: "Parkplätze in der Innenstadt sind montags oft leer" korreliert mit weniger Einkauf – aber die Ursache könnte auch Sonntagsöffnung oder Homeoffice sein.
KI kann Optionen aufzeigen, aber nicht entscheiden. Die Entscheidung liegt beim Menschen:
1. Quelle nachvollziehbar? Kann ich die Datenbasis überprüfen, auf der die KI basiert?
2. Zahlen belegbar? Sind genannte Werte, Quoten oder Prognosen durch eigene Daten stützbar?
3. Logisch plausibel? Widerspricht das Ergebnis meiner Fachkenntnis oder dem gesunden Menschenverstand?
4. Relevant für diesen Fall? Hat die KI den spezifischen Kontext meines Falls berücksichtigt oder verallgemeinert?
5. Verantwortung eindeutig? Ist klar, wer die Entscheidung trifft und begründet – und bin ich bereit, dafür einzustehen?
KI kann Optionen aufzeigen, Risiken berechnen und Daten analysieren – aber die Verantwortung für die Entscheidung liegt immer beim Menschen. Das ist rechtlich vorgeschrieben (Art. 22 DSGVO; für Hochrisiko-KI zusätzlich Art. 14 EU AI Act) und ethisch zwingend.
Wenn etwas schiefgeht: KI als Diagnosewerkzeug nutzen:
Ein Sachbearbeiter kann nicht auf das Antragsportal zugreifen. Er beschreibt das Problem der KI: "Ich bekomme Fehler 403 beim Zugriff auf Antragsportal. Gestern ging es noch." Die KI schlägt vor: Cache leeren, VPN-Verbindung prüfen, Berechtigungen überprüfen. Der Sachbearbeiter testet die Lösungen systematisch durch. Ergebnis: VPN war nicht verbunden.
Sie haben ein Modell gebeten, den Personalbedarf des Bürgeramts für das kommende Jahr abzuschätzen, und ihm die Fallzahlen der letzten drei Jahre gegeben. Die Antwort:
Auf Basis der Fallzahlentwicklung (2023: 41.200, 2024: 44.800, 2025: 48.100) ergibt sich ein jährliches Wachstum von rund 8 %. Für 2026 sind etwa 52.000 Fälle zu erwarten. Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 18 Minuten je Fall und 1.580 produktiven Jahresstunden je Vollzeitkraft entspricht das einem Bedarf von 9,9 Vollzeitkräften. Aktuell sind 8 Stellen besetzt. Empfehlung: zwei zusätzliche Stellen.
Gehen Sie die fünf Prüffragen aus diesem Modul der Reihe nach durch und beantworten Sie jede mit Bezug auf diese Antwort. Entscheiden Sie danach, was Sie mit dem Ergebnis machen.
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Die Fallzahlen stammen von mir, die sind prüfbar. Die 18 Minuten Bearbeitungszeit und die 1.580 Jahresstunden habe ich nicht geliefert. Beides hat das Modell selbst eingesetzt und nicht gekennzeichnet, und beides sind die entscheidenden Größen der ganzen Rechnung.
Die Fortschreibung mit 8 % rechnet ein Wachstum fort, ohne dessen Grund zu kennen. Steht dahinter ein Zuzug, könnte er anhalten. Steht dahinter ein Rückstau oder eine einmalige Umtauschwelle bei Ausweisen, endet er von selbst. Nachzurechnen sind auch die Prozentangabe und die Multiplikation.
Die Rechnung unterstellt, dass jeder Fall gleich lang dauert. Im Bürgeramt dauert eine Adressänderung Minuten und eine Einbürgerungsangelegenheit Stunden. Aus einem Mittelwert über eine so ungleiche Menge lässt sich kein Personalbedarf ableiten.
In der Rechnung fehlen Einarbeitungszeiten, Öffnungszeiten, Terminvergabe und Wartezeitenziele. Ein Bürgeramt wird auf Spitzen ausgelegt und nicht auf den Jahresdurchschnitt.
Wer diese Zahl in eine Stellenanmeldung schreibt, steht dafür ein. Mit zwei ungekennzeichneten Annahmen im Kern der Rechnung kann ich sie nicht vertreten.
Ich behalte die Struktur der Rechnung, also Fallzahl mal Bearbeitungszeit geteilt durch Jahresarbeitszeit. Beide Annahmen ersetze ich durch Werte aus dem eigenen Haus, die Bearbeitungszeit staffele ich nach Anliegensart, und statt einer Zahl rechne ich eine Spanne. Die Empfehlung „zwei Stellen“ streiche ich, bis diese Spanne steht.
Eine nachvollziehbare Rechnung ist noch keine belegte Rechnung. Jeder Rechenschritt kann korrekt sein, während die Eingangsgrößen geraten sind. Ein ausführlicher Rechenweg lenkt die Aufmerksamkeit sogar von den Annahmen ab.
Eine Prognose ist keine Planungszahl. Sie beschreibt, was bei unveränderten Bedingungen zu erwarten wäre. Die Planung entscheidet zusätzlich über Ziele, Risiken und das, was die Behörde bewusst anders machen will.
Wie nutzen Sie KI in Ihrer Behörde zu diesem Thema? Teilen Sie Erfahrungen, stellen Sie Fragen — anonym oder mit E-Mail. Kommentare liegen auf eigenen Servern (DSGVO-konform).