Prozess-Führerschein – Beta-Version
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KI-FührerscheinProzess-Führerschein
Stufe 3: Begleitete Praxis

Übungsblock 2: Verzweigter Vorgang

🎯 Bloom: Anwenden 🔓 Verfügbar

Szenario

Ein eingetragener Verein aus deinem Amt beantragt beim Ordnungsamt ein Stadtteilfest im öffentlichen Raum. Geplant sind eine Straßensperrung über zwei Tage, eine mobile Bühne, ein Ausschank von Getränken sowie Verpflegungsstände. Der Antrag wird schriftlich eingereicht und enthält Lageplan, Sperrungsplan, Bühnenaufbau und Angaben zu erwarteten Besucherzahlen. Das Ordnungsamt sammelt die Unterlagen, prüft sie vor und beteiligt vier weitere Stellen: die Polizei für die verkehrsrechtliche Beurteilung, das Veterinäramt beziehungsweise die Lebensmittelüberwachung für den Ausschank, die Bauaufsicht für Aufbauten und Toiletten sowie den Brandschutz für die Bühne und die Zelte. Die Beteiligungen laufen parallel, jede Stelle gibt eine eigene Stellungnahme ab. Am Ende entscheidet das Ordnungsamt, ob die Veranstaltung ohne Auflagen, mit Auflagen oder als nicht durchführbar beschieden wird. Eine Ausnahme bildet der Fall, dass eine beteiligte Stelle nicht fristgerecht antwortet. Eine Schnittstelle bildet der Umstand, dass der Verein erfahrungsgemäß direkt bei der Polizei anruft und auf diese Weise einen Schattenprozess neben dem formellen Weg erzeugt.

Der Vorgang eignet sich für die Übung, weil er mehrere Beteiligte, parallele und exklusive Verzweigungen, mindestens eine Ausnahme durch Fristversäumnis und mindestens eine Schnittstelle durch das informelle Telefonat umfasst. Die Komplexität ist mittel: hoch genug, um die in Modul 1.4 eingeführten Gateway-Typen tatsächlich anzuwenden, niedrig genug, um in zwei bis drei Erhebungsgesprächen und einer Modellierungsstunde bearbeitbar zu bleiben.

Auftrag

Erhebe den Vorgang in deinem eigenen Amt, soweit ein vergleichbarer Antrag dort bearbeitet wird. Wenn dein Amt keine vergleichbare Veranstaltungsgenehmigung kennt, wähle einen anderen verzweigten Vorgang mit mehreren beteiligten Stellen, etwa eine Baugenehmigung mit Beteiligung mehrerer Ämter, eine Zuwendungsbearbeitung mit Antrag, Prüfung und Mittelabruf oder eine Auftragsvergabe mit Vergabestelle, Bedarfsstelle und Rechnungsprüfung. Wähle einen Vorgang mit mittlerer Komplexität. Die Lernziele und die Rubrik bleiben dieselben.

Führe mindestens zwei Erhebungsgespräche mit Personen aus unterschiedlichen Stellen, in der Regel eine Person aus der federführenden Sachbearbeitung und eine Person aus einer beteiligten Stelle. Decke alle fünf Themenfelder aus Modul 2.2 ab. Skizziere das BPMN-2.0-Modell in Textform mit mindestens einem parallelen Gateway, mindestens einem exklusiven Gateway, einer Ausnahme und einer Schnittstelle. Bereite die Übergabe an die Prozessmaschine so vor, dass Annahmen, offene Punkte und Quellen erkennbar bleiben.

Reiche die Übung zur Mentor-Spiegelung ein, sobald Modell und Begleitdokumentation vorliegen. Im Unterschied zu Übungsblock 1 greift der Mentor nur an wenigen Schlüsselstellen ein. Die Vorbereitung, die Gesprächsführung und die Verdichtung der Notizen liegen in deiner Verantwortung.

Mentor-Einsatzpunkte

Der Mentor greift an vier Stellen ein, jede mit Bezug zu einer Rubrik-Dimension aus bewertungsrubrik. Andere Stellen, an denen du früher Hinweise erhalten hast, bleiben in dieser Übung unbeaufsichtigt. Das Fading hat begonnen.

  1. Vollständigkeit der fünf Themenfelder, am Ende der Erhebung. Der Mentor liest deine Notizen und prüft, ob Beteiligte und Engpässe tatsächlich abgedeckt sind oder ob sie nur gestreift wurden. Eine Hebelstelle ist die gezielte Nachfrage zu Schnittstellen, die im ersten Gespräch nur als Telefonate erwähnt wurden.
  2. Modellqualität BPMN 2.0, nach deiner Skizze. Der Mentor prüft, ob das Modell regelkonform ist, also Start, Ende, Aktivitäten und mindestens je ein exklusives und ein paralleles Gateway enthält. Eine Hebelstelle ist die saubere Beschriftung der Gateway-Bedingungen, da an dieser Stelle die Lesbarkeit für Dritte entsteht.
  3. Ausnahmen und Schnittstellen, nach der Modellanreicherung. Der Mentor prüft, ob Ausnahmen als alternative Pfade sichtbar sind und ob Schnittstellen als Nachrichtenflüsse oder eigene Pools erkennbar werden. Eine Hebelstelle ist die Benennung des Schattenprozesses, also des direkten Anrufs beim Beteiligten, der am förmlichen Weg vorbeiläuft.
  4. kritischer KI-Umgang, wenn du die Prozessmaschine zur Anreicherung genutzt hast. Der Mentor liest deine Notiz, in der du Übernahmen und Korrekturen begründest. Eine Hebelstelle ist die prüfbare Aussage, dass du jede Übernahme aus der Maschine gegen die Originalaussage der befragten Person abgeglichen hast.

Liegt das solide Niveau in den vier genannten Dimensionen sichtbar vor, gibt der Mentor den Block frei. Andernfalls nennt er die nächstliegende Hebelstelle, ohne weitere Hinweise. Eine zweite Rückmeldung zur selben Stelle erfolgt nur, wenn du sie einforderst.

Erwartungsmodell

Das folgende BPMN-2.0-Modell zeigt den Regelfall des Stadtteilfests. Es ist in vier Abbildungen zerlegt, damit es auch auf schmalen Bildschirmen lesbar bleibt: der Pool des Vereins, das Ordnungsamt in zwei Abschnitten und die vier beteiligten Stellen. Sie ist kein Vorbild für die Benennung der Aufgaben, sondern für die Struktur des Modells. Pools, paralleles Gateway, exklusive Gateways, eine Ausnahme und eine Schnittstelle sind sichtbar. Der Schattenprozess steht als Textanmerkung an der Aufgabe des Vereins. Ein Nachrichtenfluss würde den informellen Anruf bei der Polizei in den offiziellen Ablauf heben, deshalb bleibt er eine Anmerkung.

BPMN-2.0-Diagramm: Pool Verein als Antragsteller beim Stadtteilfest Der Pool „Verein (Antragsteller)“. Der Ablauf beginnt mit dem Start-Ereignis „Vorhaben Stadtteilfest beschlossen“. Es folgt die Aufgabe „Antrag einreichen“, von der ein Nachrichtenfluss „Antrag an das Ordnungsamt“ aus dem Pool herausführt. Danach folgen die Aufgaben „Rückfragen des Ordnungsamts beantworten“, „Erlaubnis abwarten“ und „Rückmeldung des Ordnungsamts entgegennehmen“. In die letzte Aufgabe gehen vier Nachrichtenflüsse von außen ein, von denen pro Vorgang genau einer eintrifft: die frühe Zurückweisung aus der Vorprüfung oder eine der drei Endentscheidungen des Ordnungsamts. Der Ablauf endet mit dem Ende-Ereignis „Vorgang aus Sicht des Vereins abgeschlossen“. An der Aufgabe „Rückfragen des Ordnungsamts beantworten“ hängt über eine gepunktete Assoziationslinie eine Textanmerkung zum Schattenprozess. Der Verein ruft erfahrungsgemäß direkt bei der Polizei an, um den Stand der verkehrsrechtlichen Prüfung zu erfragen. Dieser Kontakt läuft am Ordnungsamt vorbei und ist bewusst als Anmerkung und nicht als Nachrichtenfluss dargestellt. Pool: Verein (Antragsteller) Start: Vorhaben Stadtteilfest beschlossen Antrag einreichen Antrag an das Ordnungsamt Rückfragen des Ordnungsamts beantworten Erlaubnis abwarten Rückmeldung des Ordnungsamts entgegennehmen eine von vier möglichen Nachrichten des Ordnungsamts Ende: Vorgang aus Sicht des Vereins abgeschlossen Schattenprozess (informell, nicht Teil des offiziellen Ablaufs): Der Verein ruft erfahrungsgemäß direkt bei der Polizei an, um den Stand der verkehrsrechtlichen Prüfung zu erfragen. Dieser Kontakt läuft am Ordnungsamt vorbei und wird hier bewusst nur als Anmerkung, nicht als Fluss, dargestellt.
BPMN-2.0-Diagramm: Pool Ordnungsamt, Teil 1 — Beteiligung und Fristenüberwachung Der Pool „Ordnungsamt (Federführung)“, erster Teil. Der Ablauf beginnt mit dem Start-Ereignis „Antrag eingegangen“. Es folgt die Aufgabe „Antrag erfassen, Vorprüfung“, in die der Nachrichtenfluss „Antrag des Vereins“ von außen eingeht. Ein exklusives Gateway fragt „Antrag formal zulässig?“. Beim Pfad „nein“ folgt die Aufgabe „Antrag zurückweisen“, von der ein Nachrichtenfluss „Nachricht an Verein“ aus dem Pool herausführt, und danach das Ende-Ereignis „Antrag formal abgelehnt“. Beim Pfad „ja“ folgt ein paralleles Gateway, das die Beteiligungen gleichzeitig anstößt. Es hat vier Zweige mit je einer eigenen Aufgabe: „Stellungnahme bei der Polizei anfordern“, „Stellungnahme beim Veterinäramt anfordern“, „Stellungnahme bei der Bauaufsicht anfordern“ und „Stellungnahme beim Brandschutz anfordern“. Von jeder dieser vier Aufgaben führt ein Nachrichtenfluss aus dem Pool heraus. An der Aufgabe zum Brandschutz hängt eine Textanmerkung, dass diese Beteiligung nur bei einer Bühne über 50 Quadratmeter oder einem Zelt über 200 Personen stattfindet. Ein zweites paralleles Gateway führt die vier Zweige wieder zusammen. Danach folgt die Aufgabe „Stellungnahmen sammeln, Fristen überwachen“, in die die Stellungnahmen der vier beteiligten Stellen als Nachrichtenflüsse eingehen. Ein exklusives Gateway fragt „Alle Rückmeldungen fristgerecht?“. Beim Pfad „nein“ folgt die Aufgabe „Eskalation: Erinnerung, ggf. Amtsleitung“, von dort führt ein Sequenzfluss zurück zum Sammeln der Stellungnahmen. Der Pfad „ja“ wird in Teil 2 fortgesetzt. Pool: Ordnungsamt (Federführung) Teil 1: Beteiligung und Fristen Start: Antrag eingegangen Antrag erfassen, Vorprüfung Antrag des Vereins Antrag formal zulässig? nein Antrag zurückweisen Nachricht an Verein Ende: Antrag formal abgelehnt ja Beteiligungen parallel anstoßen Stellungnahme bei der Polizei anfordern Stellungnahme beim Veterinäramt anfordern Stellungnahme bei der Bauaufsicht anfordern Stellungnahme beim Brandschutz anfordern (nur bei Bühne über 50 qm oder Zelt über 200 Personen) Stellungnahmen sammeln, Fristen überwachen Stellungnahmen der vier beteiligten Stellen Alle Rückmeldungen fristgerecht? nein Eskalation: Erinnerung, ggf. Amtsleitung ja weiter in Teil 2
BPMN-2.0-Diagramm: Pool Ordnungsamt, Teil 2 — Entscheidung und Abschluss Der Pool „Ordnungsamt (Federführung)“, zweiter Teil. Ein exklusives Gateway fragt „Auflagen oder Hindernisse?“ und hat drei Ausgänge. Der Ausgang „Hindernis“ führt zur Aufgabe „Ablehnungsbescheid“, der Ausgang „mit Auflagen“ zur Aufgabe „Erlaubnis mit Auflagen“, der Ausgang „ohne Auflagen“ zur Aufgabe „Erlaubnis“. Von jeder der drei Aufgaben geht ein Nachrichtenfluss „Nachricht an Verein“ aus dem Pool heraus. Alle drei Pfade führen zur Aufgabe „Akte schließen, Statistik-Eintrag“ und von dort zum Ende-Ereignis „Vorgang abgeschlossen“. Pool: Ordnungsamt (Federführung) Teil 2: Entscheidung und Abschluss Auflagen oder Hindernisse? Ablehnungsbescheid Nachricht an Verein Erlaubnis mit Auflagen Nachricht an Verein mit Auflagen Erlaubnis Nachricht an Verein ohne Auflagen Hindernis Akte schließen, Statistik-Eintrag Ende: Vorgang abgeschlossen
BPMN-2.0-Diagramm: die vier beteiligten Pools beim Stadtteilfest Vier eigenständige Pools mit jeweils demselben Aufbau: ein Start-Ereignis, zwei Aufgaben in Folge und ein Ende-Ereignis „Stellungnahme abgegeben“. Pool Polizei: Start-Ereignis „Anfrage zur Verkehrsbeurteilung eingegangen“, dann „Verkehrsbeurteilung, Sperrungsplan prüfen“, dann „Stellungnahme an Ordnungsamt senden“. Pool Veterinäramt und Lebensmittelüberwachung: Start-Ereignis „Anfrage zum Ausschank eingegangen“, dann „Hygieneplan und Ausschank prüfen“, dann „Stellungnahme an Ordnungsamt senden“. Pool Bauaufsicht: Start-Ereignis „Anfrage zu Aufbauten eingegangen“, dann „Aufbauten, Toiletten, Statik prüfen“, dann „Stellungnahme an Ordnungsamt senden“. Pool Brandschutz: Start-Ereignis „Anfrage zum Brandschutzkonzept eingegangen“, dann „Brandschutzkonzept prüfen“, dann „Stellungnahme an Ordnungsamt senden“; eine Textanmerkung hält fest, dass dieser Pool nur bei einer Bühne über 50 Quadratmeter oder einem Zelt über 200 Personen beteiligt wird. Pool: Polizei Start: Anfrage zur Verkehrsbeurteilung eingegangen Ende: Stellungnahme abgegeben Verkehrsbeurteilung, Sperrungsplan prüfen Stellungnahme an Ordnungsamt senden Pool: Veterinäramt / Lebensmittelüberwachung Start: Anfrage zum Ausschank eingegangen Ende: Stellungnahme abgegeben Hygieneplan und Ausschank prüfen Stellungnahme an Ordnungsamt senden Pool: Bauaufsicht Start: Anfrage zu Aufbauten eingegangen Ende: Stellungnahme abgegeben Aufbauten, Toiletten, Statik prüfen Stellungnahme an Ordnungsamt senden Pool: Brandschutz Start: Anfrage zum Brandschutzkonzept eingegangen Ende: Stellungnahme abgegeben Brandschutzkonzept prüfen Stellungnahme an Ordnungsamt senden (nur bei Bühne über 50 qm oder Zelt über 200 Personen)

Was dieses Modell bewusst vereinfacht

Der Pool des Vereins hat kein eigenes Gateway zwischen der frühen Ablehnung aus der Vorprüfung und der späteren Entscheidung nach der Beteiligung. Der Verein wartet an dieser Stelle ab, er entscheidet nichts. Eine Aufgabe darf mehrere eingehende Nachrichtenflüsse haben, das nutzt das Modell schon bei „Stellungnahmen sammeln, Fristen überwachen“. Strenger modelliert bräuchte es ein ereignisbasiertes Gateway, und dieses Element kommt in den Stufen 1 bis 3 nicht vor.

Ein paralleles Gateway aktiviert immer alle seine Zweige. Die Beteiligung des Brandschutzes hängt aber an einer Bedingung, deshalb steht sie als Textanmerkung an der Aufgabe „Stellungnahme beim Brandschutz anfordern“. Vollständig korrekt wäre ein vorgeschaltetes exklusives Gateway mit drei oder vier parallelen Zweigen oder ein inklusives Gateway. Beides führt der Kurs bis Stufe 3 nicht ein.

Reflexion

Beantworte die folgenden Fragen schriftlich, mit einer halben bis einer Seite pro Frage.

  1. Welche Stelle war im Erhebungsgespräch am ergiebigsten für die fünf Themenfelder, welche am schwierigsten? Woran lag der Unterschied?
  2. An welcher Stelle im Modell hast du zwischen parallel und exklusiv entschieden? Begründe die Wahl an einer konkreten Verzweigung, die im Gespräch unklar war.
  3. Welche Ausnahme oder Schnittstelle hast du im Gespräch zuerst übersehen, und wie bist du darauf aufmerksam geworden? Dokumentiere den Moment und die Frage, die den Hinweis gebracht hat.
  4. Wo hat die Prozessmaschine einen Vorschlag gemacht, den du übernommen hast, und wo einen, den du verworfen hast? Begründe eine Übernahme und eine Ablehnung anhand der Originalaussage.
  5. Welche Stelle im Modell ist dir noch nicht übergebefähig? Benenne die Annahme oder den offenen Punkt, die an dieser Stelle stehen, und die Quelle, aus der du sie schließen könntest.

Werkzeug

Für diese Aufgabe nutzt du die Prozessmaschine. Melde dich mit deinem Dienstkonto an, wähle den Vorgang und prüfe jeden KI-Vorschlag, bevor du ihn übernimmst.

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