KI kann Verwaltungstexte beschleunigen – aber niemals ersetzen. Der Mensch bleibt für Inhalt, Rechtmäßigkeit und Tonalität verantwortlich. Typische Anwendungsfälle:
KI darf keine Rechtsberatung erteilen. Formulierungen wie "Sie haben Anspruch auf..." sind nur zulässig, wenn ein Mensch den rechtlichen Gehalt geprüft hat. Die KI kann einen Entwurf liefern – die rechtliche Absicherung liegt beim Sachbearbeiter.
Bescheide sind die kritischste Textsorte in der Verwaltung. Hier ist der Einsatz von KI am anspruchsvollsten – und am riskantesten.
Ein Sachbearbeiter lässt sich den Erstentwurf schreiben. „Formulieren Sie einen Wohngeld-Bescheid für …" Die KI liefert eine sauber gegliederte Vorlage. Der zitierte Paragraf war veraltet, der Mietzins falsch übernommen, die Rechtsbehelfsbelehrung unvollständig, und der Sachbearbeiter korrigiert alles von Hand. Die Rechnung geht nicht auf. Der Entwurf spart ihm zehn Minuten Tipparbeit, die Prüfung kostet fünfzehn. Beim Bescheid liegt der Nutzen einer KI deshalb eine Stufe früher, im Gliederungsvorschlag und in der Prüfung auf Vollständigkeit gegen den eigenen Standardaufbau. Den Text selbst schreibt die Sachbearbeitung, weil sie im Widerspruchsverfahren dafür einsteht.
Verwaltungstexte müssen nicht immer kompliziert sein. Das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und die BITV 2.0 verpflichten Bundesbehörden zu barrierefreier Kommunikation; Länder- und Kommunalbehörden unterliegen den jeweiligen Landesregelungen.
KI kann gut zwischen Amtsdeutsch und Einfacher Sprache wechseln. Aber: Rechtliche Präzision geht vor Lesbarkeit. Ein vereinfachter Bescheid, der rechtlich falsch ist, nutzt niemandem. Immer von Fachpersonal prüfen lassen.
Bevor ein KI-generierter Text an Bürger:innen geht:
KI hilft beim Entwurf, die fachliche und rechtliche Verantwortung bleibt beim Menschen. Jeder KI-Text wird vor dem Versand auf Paragraphen, Zahlen, Fristen und Tonalität geprüft. Wählen Sie oben Ihre Ebene für ein typisches Beispiel.
Ein Referat soll eine Antwort auf eine Kleine Anfrage aus dem Parlament vorbereiten. KI eignet sich, um eine erste Gliederung und einen sachlichen Rohentwurf aus vorhandenen Vermerken zu erzeugen. Die politische Einordnung, die Abstimmung mit der Hausleitung und die Endredaktion gehören in menschliche Hand. Wichtig ist, dass keine eingestuften oder noch nicht abgestimmten Inhalte in ein externes Werkzeug gelangen.
Im Bürgeramt häufen sich gleichartige Anfragen zu Terminvergabe und Unterlagen. KI hilft, eine verständliche Standardantwort in mehreren Sprachstufen zu formulieren, von Amtsdeutsch bis Leichte Sprache. Die Vorlage wird einmal fachlich freigegeben und dann wiederverwendet. Für individuelle Bescheide gilt weiterhin die Einzelfallprüfung, hier ersetzt KI keine Sachbearbeitung.
Ein Landesamt versendet viele Bescheide mit ähnlichem Aufbau. KI unterstützt dabei, eine Bescheidvorlage rechtssicher zu strukturieren, etwa mit vollständiger Rechtsbehelfsbelehrung und korrekter Anhörung. Die konkreten Beträge, Daten und Rechtsgrundlagen im Einzelfall werden danach manuell eingesetzt und geprüft. Eine KI, die Paragraphen halluziniert, ist im Bescheid ein Haftungsrisiko.
In einer kleinen Gemeinde schreibt oft eine Person Einladungen, Protokolle und Bürgerbriefe. KI nimmt hier Routinearbeit ab, etwa den ersten Entwurf einer Einladung zur Gemeinderatssitzung oder die Zusammenfassung eines Protokolls. Personenbezogene Inhalte aus dem Protokoll werden vor der KI-Nutzung entfernt. Die Schlussfassung verantwortet die Verwaltung selbst.
Die Pressestelle einer Stadt erstellt regelmäßig Mitteilungen für die Website. KI eignet sich, um aus Stichpunkten einen ersten Pressetext zu formulieren und ihn auf Verständlichkeit zu glätten. Faktenangaben wie Termine, Orte und Namen werden gegengeprüft, bevor der Text erscheint. Bei amtlichen Bekanntmachungen mit Rechtsfolge bleibt die fachliche Endkontrolle zwingend.
Die Beispiele richten sich nach der oben oder im Lernpfad gewählten Verwaltungsebene.
Ein Modell hat diesen Entwurf für eine Ablehnung geliefert:
Sehr geehrte Frau Yildiz, Ihr Antrag auf Übernahme der Mietkaution vom 12.02.2026 wird abgelehnt. Rechtsgrundlage ist § 22 Abs. 6 SGB II. Nach Prüfung Ihrer Unterlagen haben Sie leider keinen Anspruch, da Ihr Einkommen die Grenze von 1.450 € übersteigt. Sie haben natürlich das Recht, gegen diesen Bescheid Widerspruch einzulegen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Gehen Sie den Entwurf mit der Checkliste aus diesem Modul durch und notieren Sie jeden Punkt, den Sie beanstanden, mit einer kurzen Begründung. Entscheiden Sie am Schluss, ob dieser Entwurf mit Korrekturen brauchbar ist.
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Die Rechtsgrundlage steht ungeprüft im Text. § 22 Abs. 6 SGB II betrifft die Mietkaution, das kann stimmen. Ob die Fassung aktuell und der Absatz für diesen Fall der richtige ist, sagt der Entwurf nicht. Nachgeprüft wird am Gesetzestext.
Der Betrag von 1.450 € steht ohne Bezug da. Woher stammt die Grenze, für welche Haushaltsgröße gilt sie, welcher Bedarf wurde angesetzt? Eine Zahl ohne Herleitung hält im Widerspruchsverfahren nicht stand.
Die Rechtsbehelfsbelehrung fehlt. „Sie haben natürlich das Recht, Widerspruch einzulegen“ ist keine. Es fehlen Frist, Form und die Stelle, bei der einzulegen ist. Ohne ordnungsgemäße Belehrung verlängert sich die Frist nach § 66 Abs. 2 SGG auf ein Jahr.
Der Datenschutzhinweis fehlt vollständig.
Der Ton stimmt an drei Stellen nicht. „leider“ und „natürlich“ gehören nicht in einen Bescheid, und „jederzeit gerne zur Verfügung“ sagt eine Erreichbarkeit zu, die die Behörde so nicht zusagen will.
Die Textsorte ist unklar. Der Entwurf spricht von „diesem Bescheid“, hat aber die Form einer Mail. Ein Ablehnungsbescheid ergeht schriftlich mit Belehrung.
Als Gliederungsvorschlag brauchbar, als Text nicht. Anrede, Tenor und Begründungsansatz stehen an der richtigen Stelle, und das ist die halbe Arbeit. Alles, woran Rechtsfolgen hängen, wird ersetzt.
Plausibel ist nicht geprüft. Eine erfundene Paragrafennummer sieht genauso aus wie eine richtige, sie hat dieselbe Form und dieselbe Länge. Der Unterschied zeigt sich erst im Gesetzestext.
Verständlich ist nicht rechtssicher. Ein Modell vereinfacht auf Zuruf, und dabei verschwinden Einschränkungen, ohne die die Begründung nicht mehr stimmt. Nach dem Vereinfachen werden beide Fassungen Satz für Satz verglichen.
Wie nutzen Sie KI in Ihrer Behörde zu diesem Thema? Teilen Sie Erfahrungen, stellen Sie Fragen — anonym oder mit E-Mail. Kommentare liegen auf eigenen Servern (DSGVO-konform).